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  愛因斯坦說，萬事萬物都應盡可能簡單，直到無法簡化為止。智能的產(chǎn)品一定是簡單的，越系統(tǒng)的東西越簡單，越有智慧的東西越簡單，將簡單的智慧產(chǎn)品體驗呈現(xiàn)給用戶，是一種成功。而智慧檔案館的智慧就是化繁為簡，以簡馭繁。

     智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知和處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。主要包含了智慧檔案管理平臺，RFID實體檔案管理系統(tǒng)，智能密集架、盤點車、門禁等設備，庫房環(huán)境控制系統(tǒng)以及設備等，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案實體以及檔案環(huán)境的高度自動化和智能化管理。將原本復雜的檔案管理流程以及檔案借閱流程簡單化，下面我們就來看看智慧檔案館是如何做到化繁為簡的。

      RFID實體檔案管理系統(tǒng)將RFID無線射頻技術(shù)應用到高密度智能化檔案管理中，充分利用自動化庫房的優(yōu)勢和RFID技術(shù)諸多優(yōu)點，實現(xiàn)庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業(yè)的自動化，檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務，系統(tǒng)通過RFID作為信息體，對檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務辦理的自動化，將繁雜的紙質(zhì)工作流程簡單化。

  智慧檔案館中的環(huán)境管理控制是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的，通過傳感器的感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感。管理控制平臺通過預先設定的程序?qū)n案館的溫濕度、光線等環(huán)境進行不需人工干預的智能化調(diào)節(jié)。此外利用傳感器和視頻監(jiān)控、門禁等共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果實體檔案未經(jīng)授權(quán)出庫，則管理平臺可自動發(fā)送警報情況。

  隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，智慧檔案館應利用網(wǎng)絡技術(shù)和社交媒體增強智慧檔案館服務的個性化和互動性，為用戶打造一個信息交互環(huán)境。一方面，鑒于物聯(lián)網(wǎng)具有全面感知、可靠傳遞和智能處理的特征，智慧檔案館借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立智能化檔案信息服務平臺，對檔案實體信息和檔案內(nèi)容信息進行智能化識別、定位、跟蹤監(jiān)控和管理，同時利用多媒體技術(shù)為用戶提供圖文并茂、生動逼真且全面翔實的一體化、交互式檔案信息。另一方面，就用戶體驗角度來看，用戶可以隨時隨地通過智慧檔案館的檔案信息服務系統(tǒng)檢索、咨詢、獲取相關(guān)檔案。            智慧檔案館是是智能的、更是簡單的，用戶不用花很長的時間去查找、借閱檔案，就可以輕松獲取檔案信息，檔案環(huán)境可輕松實現(xiàn)智能化控制，檔案管理人員也擺脫了復雜的檔案借、還、盤點、查詢等流程。                                                 在智慧檔案館中，簡單是非常自然而然的事情，而這背后凝聚的是智慧的結(jié)晶。